• Je kan me ook vinden op Facebook, Twitter, Pinterest en LinkedIn

Privacybeleid

Praktijk Lonny de Schrijver verklaart hiermee dat er inspanningen zijn verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In de hierna volgende verklaring staan alle onderdelen/stappen die Praktijk Lonny de Schrijver heeft doorlopen om te voldoen aan de AVG-wetgeving. Per onderdeel is duidelijk aangegeven welke gegevens en onderdelen van de wet van toepassing zijn en hoe daar aan voldaan is.

Praktijk Lonny de Schrijver begrijpt dat AVG-wetgeving continu van toepassing is en dat er regelmatig gegevens moeten worden gecontroleerd, voorzien moeten worden van een update en/of moeten worden vernietigd.

Met gebruikmaking van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft Praktijk Lonny de Schrijver kennis over de materie ontvangen die door de AVG wordt gemaakt, en verklaart zelf naar eer en geweten aan de wet te voldoen.

In deze verklaring wordt beschreven welke gegevens Praktijk Lonny de Schrijver van haar cliënten verzamelt, met welk doel dit gebeurt, hoe deze gegevens beschermd worden.

Lamswaarde, mei 2018 Lonny de Schrijver-Verbrugge

Praktijk Lonny de Schrijver en haar cliënten
Praktijk Lonny de Schrijver vraagt bij aanmelding om de volgende gegevens:

Voornaam
Achternaam
Geboortedatum
Adresgegevens
Naam van school
Contactgegevens
Telefoon
Akkoord verklaring met algemene voorwaarden / gezaghebbende ouders
Omschrijving van de hulpvraag
Contactpersonen van eventuele instellingen (scholen en/of andere professionals)
Toetsgegevens
Situaties die zich voor hebben gedaan in het verleden.
Vragenlijst met algemene vragen waar persoonlijke zaken naar voren kunnen komen

Doelbinding
Bovenstaande gegevens zijn nodig om in te kunnen spelen op de zorgvraag. Daarnaast zijn diverse gegevens nodig voor facturering en/of voor rechtsreekse communicatie met u en/of eventuele instellingen/scholen.

In de vragenlijst zit tevens een nieuwe aanvinkoptie waarin u toestemming kunt geven voor het contact leggen met scholen/andere instellingen. Ook kunt u hierop aangeven dat u op de hoogte bent van de AVG wet.

Privacyverklaring:
Praktijk Lonny de Schrijver zal gebruik gaan maken van verwerkersovereenkomsten/pricacyverklaringen met eventuele direct en/of (tussenliggende) partijen. Dit zijn ontvangende partijen als scholen, collega’s die ook informatie verkrijgen/samenwerken. Daarbij behoort ook mijn boekhouder/accountant. Zij zullen ondertekenen dat zij privacyplicht hebben en deze gegevens alleen voor hun werk nodig hebben.

Softwarebeveiliging
Mijn praktijk heeft de persoonsgegevens opgeslagen op de computer (beveiligd CRM systeem Zorglink) in de vorm van een persoonlijk dossier. Zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem zijn ingesteld om automatisch updates op te halen en te installeren. Tevens zal ik jaarlijks mijn computer laten controleren op eventuele ‘verdachte’ zaken. Voor het CRM systeem geldt dat zij data bewaren op servers binnen de EU. Zorglink heeft zelf AVG eisen waardoor het een zeer betrouwbaar CRM systeem is. Ook het mailverkeer laat ik grotendeels hier langs lopen. Ik zal de gegevens uitsluitend voorzien van informatie die voor mijn werkproces en de ontwikkeling van u en/of uw kind relevant zijn.

Vernietigen van gegevens:
Zodra een traject is afgesloten, plaats ik de gegevens in het digitale archief. Ik zal de gegevens opnieuw beperken tot datgene wat relevant is. Voor het bewaren van persoonsgegevens wordt een wettelijke bewaarplicht van 15 jaar voorgeschreven. Hier zal ik mij aan houden.

Let op: In de financiële administratie moeten persoonsgegevens ook blijven staan, want daar geldt een (wettelijke) bewaarplicht van 7 jaar.

De financiële administratie zal na 7 jaar steeds worden gescreend op de bewaartermijn. Nota’s, boekhoudkundige files die buiten de bewaartermijn vallen worden vernietigd door een erkend vernietigingsbedrijf in mijn bijzijn. Na afloop zal ik dan een certificaat ontvangen. Ik verklaar hiermee dat ik alle persoonsgegevens zal vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn, verlopen is en/of de toestemming is ingetrokken.

Papieren documenten en beveiliging
Praktijk Uniektalent bewaart alle papieren met persoonsgegevens in een afsluitbare ruimte en/of beveiligde digitale omgeving. Alleen personen die voor hun werk voor mijn praktijk daarvoor toestemming hebben, mogen in die omgeving komen.

Datalekken
Losse USB’s uit voorgaande jaren (pre-AVG tijdperk) zijn gecontroleerd op aanwezigheid van data. Relevante data is overgezet naar een beveiligde externe harde schijf, de USB’s zijn opgeschoond en vernietigd. Ik ben op de hoogte wat een datalek is. Ik zal een datalek (indien bij mij bekend) altijd aan de klant melden.

Wachtwoorden:
Ik verklaar hiermee regelmatig wachtwoorden van CRM systeem/ privacygevoelige informatie aan te passen.

Siilo
Siilo is een app waarmee professionals binnen het zorgveld middels een beveiligde omgeving conversaties kunnen hebben over een cliënt per mobiele telefoon. Indien er gecommuniceerd wordt over een Whatsapp kanaal met betrokken partijen, zal ik kort communiceren wat nodig is, nooit de volledige naam /toedracht noemen maar afkortingen gebruiken.

Uiteraard is het communiceren via Whatsapp/Messenger een eigen verantwoordelijkheid. Dit is namelijk niet het meest veilige kanaal. Houd daar rekening mee als u zeer gevoelige informatie wilt gaan ‘bespreken’en/of delen met mij. Ik zal dit verkeer afhouden, beperken tot organisatorische zaken en/of op andere wijze contact met u leggen.

Verslaglegging:
Verslagen die gemaakt worden, zullen altijd eerst naar de ouder(s) verzonden worden, waar u altijd het recht heeft om daarin wijzigingen aan te brengen. Daarna kunnen ze door u naar andere partijen worden verzonden of zend ik zelf dit verslag naar anderen. Dit gebeurt alleen indien er toestemming voor gegeven is.

Mailverkeer:
Voor het mailverkeer wil ik u vragen mijn nieuwe e-mailadres te gebruiken: info@praktijklonnydeschrijver.nl

Deel dit via: